Bert Rondas ontving ons in zijn design bureau in de omgeving van Maastricht. Hij lichtte ons toe hoe DMSB is uitgegroeid tot een compleet marketing- en mailingbureau met eigen opslagruimte.

DMSB, strategisch gelegen in de omgeving van het vliegveld te Maastricht, is een data-, print- en mailbedrijf dat al meer dan 25 jaar ervaring heeft in het versturen van veelzijdige, betrouwbare en vertrouwelijke mailings. Zij bieden een uitgebreid pakket van diensten aan : database management, directmailing, transactiemailing, sealen, maar ook ook logistieke oplossingen voor opslag en beheer van goederen inclusief de handling volgens de eisen van de klant.

Toen Bert Rondas en Jean-Marc Bovens in 2017 het bedrijf overnamen, bestond de hoofdactiviteit van DMSB voornamelijk uit handmatige verwerking van mailings, samples en allerlei pakketten. Jean-Marc en Bert ontwikkelden het bedrijf verder uit en specialiseerden zich geleidelijk aan in mailings met persoonlijke gegevens en hun automatisering, voornamelijk voor instellingen. Verder zijn hun opdrachtgevers ook te vinden in de verzekeringswereld, pensioenfondsen, banken, telecombedrijven en retail. Automatisering was reeds op kleine schaal begonnen in 2010 maar bij de overname in 2017 ging de automatisering nog een slag verder waarbij de gepersonaliseerde verwerking praktisch 100% geautomatiseerd werd. DMSB bood ook nieuwe diensten aan: niet alleen brieven maar ook verwerking van data onder de vorm van PDF, emailings, online beheer,…

Het belang van data

Het zorgvuldig verwerken van privacy-gevoelige data is cruciaal in deze sector. Vandaar ook het belang van een betrouwbaar traceersysteem.

«DMSB beschikt sinds 2017 al over een output management systeem, waarbij een barcode rechtstreeks op de brief gedrukt wordt. Tijdens de automatische verwerking van de brief door het systeem kan de barcode gelezen worden dankzij de ingebouwde camera in de inpakmachines. Deze barcode is een hulpmiddel om de juiste brieven en bijlages in een envelop te krijgen en levert een schat aan management informatie : hoeveelheid pagina’s per mailing, tijdstip van druk, bijlage of niet, al dan niet verstuurd…», aldus Bert Rondas. « Met deze informatie krijgt de klant feedback van de dienst die hem wordt aangeboden, van de informatie die verwerkt is en of het resultaat 100% matcht met de door de klant aangeleverde data.»

«Een gedeelte van de mailings kan echter niet machinaal verwerkt worden en wordt dus nog handmatig verwerkt. Bij handmatige verwerking kan de barcode niet worden gelezen, dus geen controle of de verwerking juist is en geen managementinformatie.», legt Bert ons uit. Hiervoor diende dus een oplossing bedacht te worden.

Software op maat gemaakt

Toen Morad Mezroui, Etilux-vertegenwoordiger, langskwam, hadden ze het hierover. De technische dienst van Etilux werd erbij geroepen en een handheld met gepersonaliseerde software werd voorgesteld. «Zo kon de handmatige verwerking toch gescand en gelezen worden», verduidelijkt Bert, « en daarmee kregen wij het verhaal compleet: wat door de machine gaat, wordt gescand en gerapporteerd. En wat met de hand gaat, wordt ook gelezen en terug gerapporteerd. Het inscannen heeft twee redenen: aantonen dat we het verwerkt en verzonden hebben en controleren of we alles compleet hebben.» 

Met deze nieuwe software van Etilux kunnen de lange barcodes verwerkt worden in een overzichtelijke csv-file, die vervolgens netjes in een excel-sheet bewerkt en gerapporteerd kan worden. Wat de handheld betreft, werd geopteerd voor de Zebra TC21 wegens het gebruiksgemak en zijn voordelige prijs. De vraag van DMSB Warehouse om specifieke gegevens gemakkelijk te kunnen controleren, vast te leggen en als database te rapporteren (middels jobnummer, documentnummer, aantal vellen papier, etc) met een eenvoudige handscan wordt dus succesvol en tot volle tevredenheid beantwoord dankzij de technische knowhow van Etilux.